أدى التّزاوج الحاصل بين تكنولوجيا
المعلومات و وسائل الاتصال الحديثة دى إلى
زيادة في الإنتاج الورقي عامة و الأرشيف والالكتروني بصفة خاصة، فتطوّر المعرفة،
كان السبب وراء تطوير مختلف الأنشطة التي يقوم بهـا الإنسان، خاصة الإدارية منها و
التي تقوم على تسير و تنظيم مختلف الوثائق التي تنتجها هته الإدارة، و التي تتحول إلى
أرشيف.من هذا المنطلق – إدارة الأرشيف – تضاربت المدارس الأرشيفية العالمية حول تحديد مفهوم
الأرشيف، كل تحذوا إلى تطبيق مفهومها الذي تري بأن تعريفها هو الأصح.فالمدرسة الفرنسيــة
الكلاسيكية التي تقوم على مبدأ الأطوار الثلاثة لوثيقة الأرشيف، إذ ينحصر
مفهومها على أساس أن الوثيقة تعتبر و منذ نشأتها عبارة عن أرشيف و مهما كان شكلها،
وعائها أو تاريخ نشأتها.
أما المدرسة الأنجلوسكسونية، و التي
تمثلها كنــــدا ذات المبدأ المغاير تماما للنظرة الفرنسية، و لو أن المبدأ
قائم دائما على نظرية"تيودور شلينبرغ" المتمثلة في الأطوار
الثلاثة للأرشيف. بيد أن المدرسة الكندية
انطلقت من مبد أن الوثيقة، و مبدئيا تحمل في طياتها القيمة الإدارية و القانونية
فقط. لذا فإن هذه المدرسة تكرس القيمة الإدارية للوثيقة إلى غاية اكتمال نصاب
القضايا الإدارية من استغلال الوثيقة لتكتسي حينئذ القيمة الجديد التي تصنف في حقل
الأرشيف، فمفهوم الاستعمال الإداري يوضح المعنى الذي أعطته هذه المدرسة لمفهوم
الأرشيف، و الحذو الذي مشت فيه المدرسة الأسترالية و جعلت منه قاعدة عمل مقننة
تطبق في هذا المجال ألا و هي إدارة الوثائق.
Record Management إدارة الوثائق
إدارة الوثائق هي وظيفة تسير و تنظيم مجمل
الوثائق المنتجة أو المستلمة في إطار نشاطات الإدارات أو المؤسسات، و ذلك مهما كان
شكلها أو وعائها.
و في هذا الاتجاه يعرف
أصحاب هذه النظرية، أن إدارة الوثائق تعني بأن تأخذ الوثيقة كمجموعة تتشكل من وعاء
و معلومات مسجلة على الوعاء
من هذا التعريف يتضح
لنا المفهوم الذي يخص إدارة و تسير المعلومات، فالوعاء لا يشكل صعوبة أو تغير في
منهج إنتاج و تنظيم الوثائق، بل و أن تدخل إدارة الوثائق تعني الوثيقة و تسيرها
مهما كان وعائها،الأمر الذي جعل هذه النظرية تتماشى و المنظور التكنولوجي الجديد
الذي جعل يغير المفهوم و الشكل التطبيقي للوثيقة لتنقل من الورق إل الإلكتروني و
من المادية الملموسة أل غير الملموسة،غير مرئية و ذلك بإتباع نهج تخطيطي وضعته
إدارة . The Records Mangement الوثائق تخص إذن، أدارة الوثائق
مجمل الوثائق التي تعد ذات قيمة تاريخية أو قانونية أو معلوماتية
-تحفظ لأغراض أثبات الحقوق أو أعادة تشكيل نشاطات المؤسسة. Vitalrecord
أما الوثائق التي تفقد
سريان استعمالها بالنسبة للإدارة لا تدخل ضمن إدارة الوثائق،كما تأخذ هذه الوثيقة
في صيغتها النهائية أي مصادق عليها و غير قابلة للتغير أو التعديل،فالأرشيف الذي
يكون مبدئيا، مبدئيا يتحلى بالصبغة النهائية الدائمة يكون مسير من قبل نظام إدارة
الوثائق إلى غاية تحديد وجهته الأخيرة بالنسبة للإدارة.
يتضح مما سبق إن إدارة
الوثائق تأخذ بعين الاعتبار تسيير الوثائق ذات القيمة القانونية الإدارية التي تخص
الإدارة في المهام المخولة لها وتتعلق أساسا بمختلف نشاطاتها والأهداف المسطرة لها
و صلاحياتها وعلاقاتها مع العالم الخارجي.
تسمح إدارة الوثائق بالاحتفاظ
بالوثيقة على المدى الطويل واسترجاعها كلما احتاجتها المؤسسة في إطار نشاطاتها
سواء تعلق الأمر بالاستغلال الإداري الخاص بقضية من القضايا التي تثبت من خلالها الوثيقة
النشاطات الخاصة بها استدلالا للحقوق أو في إطار نزاع ما لبت فيه ويترجم ذلك على
ارض الواقع بضمان حفظ الوثيقة والحصول عليها بكاملها*
تتبع عملية وضع نظام لإدارة
الوثائق بعض المراحل نذكرها فيما يلي :
- تكوين المجموعة
الركيزة الموجهة للمشروع.
- تشخيص محيط المؤسسة أهدافها
وعلاقاتها.
- جرد أصناف الوثائق.
- دراسة فترة حفظ
الوثائق ومتطلبات المؤسسة في هذا الإطار.
- دراسة الوثائق التي تكتسي
أهمية بالنسبة للمؤسسة .
عند تحصيل كل هذه المراحل واستيفاء
تطبيقاتها تضحى بيد الإدارة المسيرة كل الآليات التي تمكنها من التحكم في تسيير
ومتابعة المعلومة وبالتالي بلورتها.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق